ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СОЮЗ МАШИНОСТРОИТЕЛЕЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ КОМИТЕТ

 

П Р Е З И Д И У М

 

П  О  С  Т  А  Н  О  В  Л  Е  Н  И  Е

 

26.04.2011 г.                         г. Москва                               № 6

 

О номенклатуре дел и сроках хранения документов в организациях Профсоюза машиностроителей РФ

 

         Президиум ЦК профсоюза отмечает, что каждая профсоюзная организация в процессе своей деятельности, каких бы участков она ни касалась, связана с профсоюзными документами, делопроизводством. Делопроизводство является составной частью организационной работы профсоюзной организации любого уровня, а профсоюзные документы служат письменным доказательством правомочности ее деятельности и деятельности ее органов. В Федеральном законе «О профессиональных союзах, их права и гарантиях деятельности», Уставе и в положениях о  профсоюзных организациях профсоюза машиностроителей РФ определена их основная задача – представительство и защита индивидуальных и коллективных социально-трудовых, профессиональных, экономических и  иных прав и интересов членов профсоюза. Чтобы грамотно выполнять свою основную задачу, каждая профсоюзная организация должна знать порядок подготовки, оформления и хранения документов, которые могут в определенный момент стать основным аргументом в решении любых вопросов профсоюзной деятельности, в том числе в  разрешении трудового  конфликта (спора)  с работодателем или в суде. Неправильно оформленный документ теряет юридическую силу, что чревато не только отказом компетентного органа признать этот документ, но в некоторых случаях – и нарушением законности.

         В целях обеспечения выполнения единых требований по оформлению документов и организации работы с ними в каждой профсоюзной организации и учитывая приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», предложения ФНПР по данному вопросу (письмо от 23.04.2003 г. № 102-111/33), Рекомендации президиума ЦК профсоюза по ведению делопроизводства в организациях профсоюза, Типовое положение о порядке приема-сдачи дел при избрании на должность и прекращении полномочий председателя профсоюзной организации, Положение о номенклатуре возможных должностей и нормативов штатных единиц профсоюзных работников в организациях профсоюза и др. (Сборник нормативных документов профсоюза, 2006 г.; информбюллетень ЦК № 1, 2011 г.), президиум ЦК профсоюза постановляет:                                                                                                

1. Утвердить номенклатуру дел и сроки хранения документов в организациях профсоюза машиностроителей РФ (прилагается).                                                           

2. Территориальным профорганам и профкомам:

         2.1. Разработать и утвердить собственную инструкцию по ведению делопроизводства в своих организациях, в которой отразить нормы, правила оформления, перечень документов, порядок учета, движения,  организацию и сроки их хранения с учетом характера и объема работы, специфики и численности профсоюзной организации, ее органов и настоящего постановления. 

         2.2. Обеспечить учет и сохранность профсоюзных и иных документов, своевременную их передачу на государственное или иное хранение в установленном порядке.

        

        

         Председатель профсоюза                                                    Н.П. Шатохин

 

 

 

 

 

Приложение

к постановлению президиума

ЦК Профсоюза машиностроителей РФ

от 26.04.2011 г. № 6

Номенклатура дел и сроки хранения документов в организациях Профсоюза машиностроителей РФ

 

№ №

п/п

Виды

документов

Сроки

хранения

Примечание

 

 

 

1.1.

 

 

 

1.2.

 

 

 

 

1.3.

 

 

 

1.4.

 

 

1.5.

 

 

1.6.

 

 

1.7.

 

 

 

 

 

1.8.

 

 

 

 

 

 

 

1.9.

 

 

 

 

 

 

 

1.10.

 

 

 

1.11.

 

1.12.

 

 

 

 

1.13.

 

 

 

 

1.14.

 

 

1.15.

 

 

1.14.

 

 

1.15.

 

 

 

 

1.16.

 

1. Организационно - распорядительные

 

Учредительные документы о создании профсоюзной организации (протоколы, постановления, списки участников и др.)

 

Документы о государственной регистрации профсоюзной организации в качестве  юридического лица (свидетельства, положение, устав, письма и др.)

 

Нормативные документы профсоюза машиностроителей РФ (устав, положения, инструкции и др.)

 

Документы о структурных подразделениях  (протоколы, постановления, положения и др.)

 

Постановления, рекомендации, письма, справки, акты и др. вышестоящих профорганов

 

Приказы, распоряжения руководителя предприятия, организации

 

Документы комитета (совета) об организации и проведении отчетно-выборных конференций, общих собраний (протоколы, постановления, отчеты, планы, графики, переписка, списки членов профоргана и др.)

 

Документы отчетно-выборных  конференций, общих собраний (протоколы, постановления, резолюции, доклады, отчеты, тексты выступлений, бюллетени голосования, выписки из протоколов об избрании делегатов,  списки делегатов, членов профсоюза,  избранных профорганов и др.)

 

Документы конференций, общих собраний,  комитетов (советов), их президиумов, комиссий об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности (протоколы, постановления, резолюции, тексты выступлений, справки, записки, акты,   планы работы, сведения, переписка, списки участников и др.)  

 

Планы реализации критических замечаний и предложений, высказанных в адрес организации (объединения)

 

Планы работы профоргана, его комиссий

 

Документы о делегировании членов профсоюзной организации на съезды, конференции, форумы, в состав вышестоящих профорганов (протоколы, постановления и др.)

 

Статистические и другие отчеты и сведения профсоюзной организации по организационной, экономической, финансовой, правовой работе, охране труда, здоровья и социальных гарантий

 

Отчеты структурных организаций, их выборных органов и переписка по ним

 

Документы об итогах деятельности (доклады, справки, аналитические таблицы и др.)

 

Материалы по обучению профсоюзных кадров и актива (учебные планы, списки, графики и др.)

 

Документы о приеме в члены профсоюза, перечислении членских профсоюзных взносов из заработной платы работников (заявления, заявки, списки, постановления, акты, справки, переписка)

 

Учетные карточки членов профсоюза

 

 

 

Пост.**

 

 

 

Пост.**

 

 

 

 

Пост.**

 

 

 

Пост.**

 

 

ДМН

 

 

ДМН

 

 

5 л. ЭПК

 

 

 

 

 

Пост.**

 

 

 

 

 

 

 

5 л., ЭПК

 

 

 

 

 

 

 

5 л. ЭПК

 

 

 

ДМН

 

5 л., ЭПК

 

 

 

 

Пост.**

 

 

 

 

5 л., ЭПК

 

 

5 л. ЭПГ

 

 

3 г.

 

 

Пост.*)

 

 

 

 

До снятия с учета*)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) до снятия с учета

 

 

 

*) не востребо-ванные – 1 г.

 

 

 

2.1.

 

 

 

2.2.

 

2. Социально-экономические, трудовые

 

Соглашения, коллективные договоры

 

 

 

Документы об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров (протоколы, постановления, справки, акты, предложения и замечания, изменения и дополнения, переписка и др.)

 

 

 

До оконча-ния срока действия

 

До оконча-ния срока действия

 

 

 

 

 

3.1.

 

 

 

3.2.

 

 

 

 

 

 

3.3.

 

3. Правовые

 

Предложения профсоюзных организаций, их органов к проектам законодательных и нормативных правовых актов

 

Документы по контролю за соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов (требования, протоколы, постановления, распоряжения, акты, записки, справки и др.)

 

Документы о трудовых спорах (требования, справки, сведения, протоколы, решения, рекомендации и др.)

 

 

 

Пост.

 

 

 

5 л., ЭПК

 

 

 

 

 

 

5 л., ЭПК

 

 

 

 

4.1.

 

 

 

 

4.2.

 

 

 

4.3.

 

 

4.4.

 

4. Охраны труда

 

Документы о вредных и опасных условиях труда производства и профессиональных заболеваниях (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы и др.)

 

Документы о расследовании причин аварии, по-влекшие человеческие жертвы на предприятиях (акты, заключения экспертов, протоколы и др.)

 

Акты расследования несчастных случаев с летальным исходом на производстве

 

Сведения о авариях и несчастных случаях

 

 

 

ДМН

 

 

 

 

ДМН

 

 

 

ДМН

 

 

ДМН

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.

 

 

 

5.2.

 

 

 

 

 

5.3.

 

 

 

 

 

 

5.4.

 

5.5.

 

 

 

5.6.

 

 

 

 

 

 

 

5.7.

 

 

5.8.

 

 

 

5.9.

 

 

 

 

 

5.10.

 

 

 

 

5.11.

 

 

 

 

5.12.

 

 

 

 

 

5.13.

 

 

5.14.

 

 

5.15.

 

 

5.16.

 

 

5.17.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.18.

 

 

5.19.

 

 

 

 

 

 

 

 

5.20.

 

 

 

 

 

 

 

5.21.

 

 

 

 

 

 

 

5.22.

 

 

 

 

 

 

 

5.23.

 

5.24.

 

 

 

5.25.

 

 

 

 

 

5.26.

 

 

 

 

 

5.27.

 

5. Финансовые, бухгалтерские

 

Инструкции, рекомендации, указания, директивные письма по финансовой работе, бухгалтерскому учету и отчетности

 

Сметы доходов и расходов годовые

 

 

 

 

 

Бухгалтерская (финансовая) отчетность бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, целевом использовании средств, приложения к ним и др.)

а) сводная годовая

б) квартальная

 

Годовые отчеты об исполнении сметы расходов

 

Документы о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы

 

Первичные учетные документы и приложения к ним (кассовыедокументы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.)

 

Лицевые счета работников (на выдачу заработной платы)

 

Расчетно-платежные ведомости

 

 

 

Договора, соглашения

 

 

 

 

 

Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)

 

 

 

Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей (протоколы, постановления, описи, акты, ведомости)

 

Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи (постановления, выписки из протоколов, копии отчетов, заявления, списки работников, акты, справки, заключения, переписка)

 

Ведомости учета членских профсоюзных взносов и пожертвований

 

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности

 

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

 

Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах

 

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования:

а) годовые

б) квартальные

 

 

 

 

 

 

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

 

Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу

 

 

 

 

 

 

 

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. № 1 – НДФЛ)

 

 

 

 

 

 

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

 

 

 

 

 

Сведения о доходах физических лиц

 

 

 

 

 

 

 

Реестры сведений о доходах физических лиц

 

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяю-щих упрощенную систему налогооблажения

 

Положения об оплате труда и премировании работников:

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

 

 

Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица

 

 

 

 

Образцы подписей материально ответственных лиц

 

 

 

ДМН

 

 

 

Пост.*)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пост.**

5 л.*)

 

Пост.**

 

5 л.*)

 

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

 

 

 

75 л. ЭПК

 

 

5 л.*)

 

 

 

5 л. ЭПК*)

 

 

 

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

5 л.

 

 

 

 

 

5 л. ЭПК

 

 

5 л.

 

 

5 л.*)

 

 

Пост.**

 

 

 

 

Пост

5 л.*)

 

 

 

 

 

 

5 л. ЭПК

 

 

5 л. *)

 

 

 

 

 

 

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

 

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

 

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

 

 

 

75 л.

 

Пост.**

 

 

 

 

 

Пост.**

5 л.*)

 

 

5 л.*)

 

 

 

 

 

ДМН*)

 

 

 

 

 

 

 

*) администра-тивно-хозяйст-ственных  и уп-равленческих расходов - 5 л.

 

 

 

 

 

 

*) при отсутст-вии годовых

 

 

*) при условии завершения ревизии

 

*) при условии проведения ревизии

 

 

 

 

 

 

 

 

*) при отсут-ствии лицевых счетов - 75 л.

 

*) после исте-чения срока действия договора, соглашения

 

*) при отсу-тствии лицевых счетов – 75 л.

 

*) при условии завершения ревизии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) после заме-ны новыми

 

 

 

 

 

 

 

*) при отсутст-вии годовых – пост. С нара-стающим ито-гом за 4 квар-тал – пост.

 

 

 

 

*) при отсутст-вии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

 

 

*) при условии проведения ревизии. При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

 

 

*) при отсутст-вии лицевых счетов или ве-домостей на- числения зара-ботной платы – 75 л.

 

*) при отсутст-вии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 л.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) после заме-ны новыми

 

*) после увольнения материально ответственного лица

 

*) не менее

5 л.

 

 

 

 

6.1.

 

 

6.2.

 

 

6.3.

 

 

6.4.

 

 

6.5.

 

 

6.6.

 

 

6.7.

 

 

 

6.8.

 

 

 

6.9

 

 

 

 

6.10.

 

 

 

 

6.11.

 

 

6. Кадровые

 

Штатные расписания, перечень освобожденных должностей

 

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц

 

Распоряжения, приказы, постановления по личному составу

 

Личные дела освобожденных руководителей и работников  

 

Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел

 

Список, личные карточки учета освобожденных работников (в т.ч. временных)

 

Трудовые книжки освобожденных руководителей и работников

 

 

Книги учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

 

 

Списки (членов выборных органов, ветеранов ВОВ и труда, награжденных государственными, ведомственными, профсоюзными и др. наградами)

 

Переписка о представлении организаций, работников, к награждению государственными, ведомственными, профсоюзными наградами, присвоению почетных званий и др.

 

Документы о награждении (решения, их копии, списки награжденных и др.)  

 

 

 

 

Пост.**

 

 

Пост.**

 

 

75 л. ЭПК

 

 

75 л. ЭПК

 

 

75 л. ЭПК

 

 

75 л. ЭПК

 

 

До востре-бования*)

 

 

50 л.

 

 

 

Пост.

 

 

 

 

5 л. ЭПК

 

 

 

 

75 л. ЭПК *)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) не востребо-ванные – не менее 50 лет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) Документы о присвоении звания «Ветеран труда» - 30 л. ЭПК

 

 

 

 

7.1.

 

 

7.2.

 

 

7. Международные

 

Документы о международных связях (уставы, постановления, переписка и др.)

 

Документы об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций

 

 

 

 

Пост.**

 

 

5л.

 

 

 

 

 

8.1.

 

 

8.1.

 

 

8.2.

 

 

 

 

8.3.

 

 

 

 

 

8.4.

 

 

 

 

 

 

8.5.

 

 

 

8.6.

 

8.7.

 

 

8.8.

 

 

8.9.

 

 

8. Делопроизводства

 

Распоряжения по административно-хозяйствен-ным вопросам

 

Инструкции, распоряжения, указания, положения по вопросам работы с документами

 

Номенклатура дел, описи на дела постоянного и длительного срока хранения, акты на уничтожение дел профоргана

 

 

Книги, журналы учета получения и выдачи бланков профсоюзного  билета, учетной карточки члена профсоюза, Почетной грамоты, Диплома, Знака, удостоверений и др. (заявления, заявки, акты, переписка и т.д.)

 

Документы по рассмотрению  обращений членов профсоюза, работников (письма, предложения, заявления, жалобы, решения и др.):

- о серьезных недостатках и злоупотреблениях

- личного характера;

- второстепенного, оперативного характера.

 

Документы о командировках (программы, задания, отчеты, доклады, предложения, переписка и др.)

 

Журнал регистрации входящей корреспонденции

 

Журнал регистрации исходящей корреспонден-ции

 

Журнал учета рабочего времени освобожденных работников

 

Журнал учета выдачи командировочных заданий

 

 

 

 

5 л.

 

 

ДМН

 

 

ДМН*)

 

 

 

 

3 г*)

 

 

 

 

 

 

 

 

Пост.**

5 л. ЭПК

5 л.

 

5 л. ЭПК

 

 

 

3 г.

 

3 г.

 

 

1 г.

 

 

3 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) хранятся в делах проф-органа не менее 10 лет

 

*) до их списания

 

 

 

 

 

 

9.1.

 

 

 

 

9.2.

 

 

9.3.

 

 

 

9.4.

 

 

 

9.5.

 

 

 

9.6.

 

 

9.7.

 

9. Цеховой профсоюзной организации

 

 

Документы о создании цеховой профсоюзной организации (протоколы, постановления

профкома первичной профсоюзной организации, собрания, списки участников и др.)

 

Постановления профкома первичной профсоюзной организации (копии)

 

Протоколы, постановления собраний цеховой профсоюзной организации, заседаний цехкома (профбюро) и материалы к ним

 

Списки членов цехкома (профбюро), комиссий и профгрупоргов

 

 

Книга (журнал) учета предложений, высказанных на профсоюзных собраниях, производственных совещаниях

 

Учетные карточки членов профсоюза, если они находятся в цехкоме (профбюро)

 

Акты об уничтожении учетных карточек

 

 

 

 

Пост.**

 

 

 

 

ДМН

 

 

10 л.

 

 

 

В течение срока

полномочий

 

ДМН*)

 

 

 

До снятия с учета*)

 

1 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

*) до их выполнения

 

 

*) не востребо-ванные – 1 г.

 

 

 

Примечания:

1. Профгруппы, как правило, ведут свое делопроизводство в дневнике профгрупорга.  

2. Срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. 

3. Срок хранения «до минования надобности» (ДМН) не может быть менее одного года.

4. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». Её состав утверждается профорганом из числа его членов, профсоюзных работников и специалистов. Профорган готовит все необходимые документы и создает условия для работы ЭПК.

5. Звездочка *) означает - смотри в таблице столбец «Примечание»

6. Звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

7. Сокращения: г. – год; л. – лет.